Llevar el registro horario en papel es legal según la normativa vigente, pero ¿es práctico? Piensa que se presta a:
La lista es larga, pero pasemos directamente a los problemas que te irás encontrando conforme se sumen los días de fichaje en papel.
1. ¿Fiable, objetivo e invariable?
El fichaje debe ser fiable, objetivo e invariable. Es decir:
Fiabilidad, porque el método utilizado debe funcionar correctamente para el fin elegido.
Objetividad, el momento del fichaje es el que es y no otros aleatorio.
Invariabilidad, nada ni nade puede cambiar lo que ya se ha registrado.
Con el papel, lo anterior, cae por su propio peso.
2. ¿Información segura?
Desde el momento en el que un empleado va a firmar en papel y puede ver información de los trabajadores que ya lo han hecho antes que él, se está vulnerando el derecho a la intimidad.
3. ¿Datos anónimos?
Relacionado con el punto anterior, pensemos en cómo podríamos anonimizar los datos de cada trabajador en papel, es lo que se llama seudonimización en el tratamiento de los datos del trabajador.
Se podría, por ejemplo: atribuyendo un código diferente a cada empleado, en sustitución de su nombre y apellidos.
Además de utilizar paginas diferentes para cada persona en plantilla.
Procurar que no haya errores u olvidos acerca de a quién pertenece cada código.
De esta forma se multiplican los papeles a archivar y custodiar.
Con un sistema basado en tecnología la información queda guarda en servidores.
4. ¿Quién accede a los datos?
Si ya era un problema, que en el momento de la firma unos trabajadores vieran lo de otros, hay que controlar además, quién manipula, guarda, mueve… los papeles con los fichajes.
Debe llevarse un control de quién accede a esa información.
En papel una solución viable sería asignar personal de recursos humanos para ello y guardar en un archivador los documentos de fichajes, dentro de un armario bajo llave.
5. ¿Archivar papel durante 4 años?
Piensa en el espacio que ocupan 4 años de fichajes diarios, en papel.
Piensa en la persona que debe archivarlos, custodiarlos, tratarlos, buscar toooooooodos los registros de una sola persona, si se diera el caso de que los pidan en una inspección.
6. ¿Cómo ejercer el derecho sobre el tratamiento de los datos?
La normativa de protección de datos indica que el empleado puede ejercer su derecho sobre el tratamiento de sus propios datos: derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad de datos, limitación del tratamiento y olvido.
En cualquier momento, ya sea a petición de un inspector, o para aclarar un asunto interno, puede ser necesario extraer el registro horario de un solo empleado, o de todas las personas de un departamento, por ejemplo, a fin de comprobar las horas extra trabajadas durante 1 año.
Tenerlo en papel, implica un coste demasiado alto, ya que obliga a destinar demasiados recursos a algo que la tecnología soluciona rápida y fácilmente.
